Die mündliche Prüfung zum zertifizierten Verwalter

So läuft der mündliche Teil ab

Zum mündlichen Teil wird nur zugelassen, wer den schriftlichen bestanden hat. Den Termin kannst du dir nicht aussuchen, er ist fest an den schriftlichen gekoppelt. Wie viel Zeit dazwischen liegt, entscheidet die Kammer:

Geprüft wird von einem Ausschuss mit meist drei Personen. Die Verordnung erlaubt bis zu fünf Prüflinge gleichzeitig, in allen uns bekannten Fällen wurde aber einzeln geprüft. Die Prüfung ist nicht öffentlich, Hilfsmittel sind nicht erlaubt. So lief es bei mir in München ab:

1. Kontrolle von Einladung und Ausweis, danach stellt der Prüfungsleiter die Prüfenden vor und fragt, ob du Einwände gegen sie hast.
2. Er fragt, ob du gesundheitlich in der Lage bist, die Prüfung abzulegen, und weist darauf hin, dass sie nicht öffentlich ist.
3. Die Prüfung wird offiziell eröffnet und eine Stoppuhr gestartet. Dann folgen rund 15 Minuten Fragen.
4. Du wartest kurz draußen, während der Ausschuss berät.
5. Du wirst zurückgerufen und erfährst das Ergebnis, zunächst mündlich und vorläufig.

Die ganze Geschichte mit allen Details steht in meinem Erfahrungsbericht.

Was laut Verordnung geprüft wird

§ 3 Absatz 3 ZertVerwV sagt, der mündliche Teil soll sich zumindest auf Nummer 2.1 der Anlage 1 beziehen, also auf das Wohnungseigentumsgesetz. Dazu gehören neun Unterthemen:

• Begründung von Wohnungs- und Teileigentum
• Teilungserklärung, Aufteilungsplan und Gemeinschaftsordnung
• Rechtsfähige Gemeinschaft der Wohnungseigentümer
• Rechtsverhältnis der Eigentümer untereinander und zur Gemeinschaft
• Rechte und Pflichten der Wohnungseigentümer
• Wohnungseigentümerversammlung
• Bestellung und Abberufung des Verwalters, Verwaltervertrag
• Rechte und Pflichten des WEG-Verwalters
• Rechte des Verwaltungsbeirats

Was tatsächlich gefragt wurde

Diese Übersicht stammt aus fünf mündlichen Prüfungen im September 2026: drei bei der IHK München, eine in Frankfurt am Main und eine in Nürnberg. Alle fünf Teilnehmer haben bestanden. Die Berichte sind anonymisiert, die ausführliche Fassung steht im Erfahrungsbericht.

Auch die Art der Fragen war unterschiedlich. In Nürnberg kamen Praxisfälle, bei denen man den ganzen Ablauf durchdenken musste. In Frankfurt fragten die Prüfenden oft offen nach dem Muster „Welche Begriffe fallen Ihnen zu diesem Thema ein?“. In München ging es häufig um Abgrenzungen, etwa zwischen Bestellung und Vertrag oder zwischen anfechtbarem und nichtigem Beschluss.

14 Fragen zum laut Üben, mit Musterantwort

Diese Fragen sind aus den Teilnehmerberichten abgeleitet. Es sind keine offiziellen IHK-Fragen, aber sie zeigen, in welche Richtung gefragt wird. Beantworte jede zuerst laut in zwei bis drei Minuten, ohne abzulesen. Erst danach klappst du die Musterantwort auf und vergleichst. Die Musterantworten nennen jeweils die Rechtsgrundlage, damit du im Gesetz nachlesen kannst.

1. Ab wann besteht eine Gemeinschaft der Wohnungseigentümer rechtlich?
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   Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer entsteht mit der Anlegung der Wohnungsgrundbücher, und zwar auch dann, wenn ein Alleineigentümer selbst geteilt hat.

   Für die Teilung gibt es zwei Wege: Die Miteigentümer räumen sich vertraglich gegenseitig Sondereigentum ein (§ 3 WEG), oder der Alleineigentümer teilt durch Erklärung gegenüber dem Grundbuchamt (§ 8 WEG), typisch beim Bauträger. In beiden Fällen braucht das Grundbuchamt den Aufteilungsplan und die Abgeschlossenheitsbescheinigung (§ 7 Abs. 4 WEG).

   Gut zu ergänzen: Ein Käufer, der noch nicht im Grundbuch steht, gilt gegenüber der Gemeinschaft schon als Wohnungseigentümer, sobald seine Vormerkung eingetragen ist und er die Wohnung übergeben bekommen hat (§ 8 Abs. 3 WEG).

   Rechtsgrundlage: § 9a Abs. 1 Satz 2, §§ 3, 7, 8 WEG

2. Was zeigt der Aufteilungsplan, und was ist ein Sondernutzungsrecht?
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   Der Aufteilungsplan ist eine von der Baubehörde gesiegelte Bauzeichnung. Er zeigt, wie Gebäude und Grundstück aufgeteilt sind und welche Teile im Sondereigentum und welche im gemeinschaftlichen Eigentum stehen. Alle Räume, die zur selben Wohnung gehören, tragen dieselbe Nummer.

   Ein Sondernutzungsrecht gibt einem Eigentümer das alleinige Recht, einen Teil des gemeinschaftlichen Eigentums zu nutzen, etwa einen Garten oder einen Stellplatz. Das Eigentum bleibt gemeinschaftlich, die anderen sind nur von der Nutzung ausgeschlossen. Es entsteht durch Vereinbarung, meist in der Gemeinschaftsordnung, und wirkt gegen spätere Käufer nur, wenn es im Grundbuch eingetragen ist.

   Zur Abgrenzung: Seit der WEG-Reform können Stellplätze und Flächen außerhalb des Gebäudes auch Sondereigentum sein.

   Rechtsgrundlage: § 7 Abs. 4 Nr. 1, § 10 Abs. 3, § 3 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 WEG

3. Worin unterscheiden sich Verwalterbestellung und Verwaltervertrag?
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   Die Bestellung ist der Beschluss der Eigentümer, der jemanden zum Verwalter macht. Erst damit wird er Organ der Gemeinschaft und vertritt sie nach außen.

   Der Verwaltervertrag ist davon getrennt. Er ist ein Vertrag zwischen Verwalter und Gemeinschaft und regelt vor allem Leistungen und Vergütung.

   Die Bestellung gilt höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei. Abberufen werden kann der Verwalter jederzeit, der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate später.

   Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 bis 3, § 9b WEG

4. Welche Unterlagen sehen Sie sich an, bevor Sie eine Verwaltung übernehmen?
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   Zuerst die rechtlichen Grundlagen: Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung und Aufteilungsplan, dazu die Grundbuchauszüge. Dann das, was die Gemeinschaft beschlossen hat: die Beschluss-Sammlung und die Versammlungsprotokolle.

   Für die Finanzen die Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen der letzten Jahre, den Vermögensbericht mit dem Stand der Erhaltungsrücklage, die Kontoauszüge und eine Liste offener Hausgeldrückstände.

   Außerdem die laufenden Verträge (Versicherungen, Hausmeister, Wartung, Energie), offene Rechtsstreitigkeiten wie Anfechtungsklagen und die technischen Unterlagen, etwa Prüfberichte für Aufzug, Heizung und Trinkwasser. Wer das vorher ansieht, erkennt Altlasten, bevor er die Verantwortung übernimmt.

   Rechtsgrundlage: § 24 Abs. 7, § 28 Abs. 4 WEG

5. Wie laden Sie zur Eigentümerversammlung ein, und reicht dafür ein Messenger-Dienst?
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   Der Verwalter beruft die Versammlung mindestens einmal im Jahr ein. Die Einladung braucht Textform, die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, außer in besonders dringenden Fällen. Jeder Beschlussgegenstand muss schon in der Einladung bezeichnet sein, sonst ist ein Beschluss dazu anfechtbar.

   Zum Messenger: Textform heißt eine lesbare Erklärung mit dem Namen des Absenders auf einem dauerhaften Datenträger. Eine Messenger-Nachricht kann das erfüllen, ist aber riskant: Jeder Eigentümer muss die Einladung erhalten, und im Streit muss der Verwalter das beweisen. Sicherer sind E-Mail oder Brief, ein Messenger allenfalls zusätzlich.

   Teilnehmen dürfen die Eigentümer, Vertreter mit einer Vollmacht in Textform und der Verwalter, der in der Regel den Vorsitz führt. Die Versammlung ist nicht öffentlich.

   Rechtsgrundlage: § 24 Abs. 1, 4 und 5, § 23 Abs. 2, § 25 Abs. 3 WEG, § 126b BGB

   Zum Nachlesen: Einberufung der Eigentümerversammlung
6. Wann ist ein Beschluss anfechtbar, wann nichtig?
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   Nichtig ist ein Beschluss, der gegen eine Rechtsvorschrift verstößt, auf deren Einhaltung man nicht wirksam verzichten kann. Typisch ist fehlende Beschlusskompetenz, etwa wenn die Gemeinschaftsordnung per Mehrheitsbeschluss geändert wird, obwohl sie keine Öffnungsklausel enthält. Ein nichtiger Beschluss ist von Anfang an unwirksam, auch ohne Klage.

   Alle anderen fehlerhaften Beschlüsse sind nur anfechtbar. Sie gelten, bis ein Gericht sie rechtskräftig für ungültig erklärt. Beispiele sind ein Beschluss zu einem Punkt, der nicht in der Einladung stand, oder ein Beschluss, der ordnungsmäßiger Verwaltung widerspricht.

   Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden. Sie richtet sich gegen die Gemeinschaft, nicht gegen die anderen Eigentümer.

   Rechtsgrundlage: § 23 Abs. 4, § 44 Abs. 2, § 45 WEG

7. Was genau wird bei der Jahresabrechnung beschlossen?
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   Beschlossen wird nicht die Abrechnung als Ganzes, sondern nur die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Das ist die Abrechnungsspitze: der Unterschied zwischen den tatsächlichen Kosten einer Wohnung und ihren Vorschüssen laut Wirtschaftsplan.

   Die Jahresabrechnung ist die Grundlage dafür und enthält zusätzlich alle Einnahmen und Ausgaben. Rückstände aus dem Wirtschaftsplan werden nicht neu beschlossen, sie bleiben eine eigene Forderung.

   Daneben erstellt der Verwalter einen Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen und dem wesentlichen Gemeinschaftsvermögen. Darüber wird nicht beschlossen, er wird jedem Eigentümer zur Verfügung gestellt.

   Rechtsgrundlage: § 28 Abs. 2 und 4 WEG

   Zum Nachlesen: Abrechnungsspitze
8. Was gehört in den Wirtschaftsplan, und worauf stützt sich die Planung?
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   Der Verwalter stellt den Wirtschaftsplan für jeweils ein Kalenderjahr auf. Er enthält die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben. Beschlossen werden die Vorschüsse der einzelnen Eigentümer und die Zuführung zu den Rücklagen, verteilt nach dem geltenden Schlüssel, im Regelfall nach Miteigentumsanteilen.

   Grundlage der Planung sind die letzte Jahresabrechnung, die laufenden Verträge, absehbare Preisänderungen etwa bei Energie und Versicherungen sowie geplante Erhaltungsmaßnahmen. Dazu gehört eine angemessene Erhaltungsrücklage.

   Rechtsgrundlage: § 28 Abs. 1, § 16 Abs. 2, § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG

   Zum Nachlesen: Wirtschaftsplan
9. Welche privilegierten Maßnahmen gibt es, und wer trägt die Kosten?
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   Jeder Eigentümer kann angemessene bauliche Veränderungen verlangen, die einem von fünf Zwecken dienen: dem Gebrauch durch Menschen mit Behinderungen, dem Laden von Elektrofahrzeugen, dem Einbruchsschutz, dem Anschluss an ein Telekommunikationsnetz mit sehr hoher Kapazität und der Stromerzeugung durch Steckersolargeräte.

   Das „Ob“ kann die Gemeinschaft also nicht verweigern. Über das „Wie“, also die Art der Durchführung, beschließt sie im Rahmen ordnungsmäßiger Verwaltung. Eine Grenze gibt es: Nichts darf die Anlage grundlegend umgestalten oder einen Eigentümer unbillig benachteiligen.

   Die Kosten trägt der Eigentümer, der die Maßnahme verlangt hat. Dafür stehen auch nur ihm die Nutzungen zu.

   Rechtsgrundlage: § 20 Abs. 2 und 4, § 21 Abs. 1 WEG

10. Ein Bewohner hat bereits ein Steckersolargerät montiert. Was ist zu tun?
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    Zuerst klären, wer der Bewohner ist. Ein Mieter braucht die Erlaubnis seines Vermieters, und der vermietende Eigentümer braucht die Gestattung der Gemeinschaft. Ein Eigentümer hat einen Anspruch auf Gestattung. Trotzdem ist das Gerät am Balkon oder an der Fassade eine bauliche Veränderung, über die die Gemeinschaft beschließen muss. Eigenmächtig anbringen darf er es nicht.

    Der Verwalter dokumentiert den Zustand, fordert den Eigentümer auf, die Gestattung zu beantragen, und setzt das Thema auf die nächste Tagesordnung. Im Beschluss regelt die Gemeinschaft das „Wie“: Ort, Befestigung, Optik, Haftung und Rückbau beim Auszug.

    Wichtig ist auch die Sicherheit: Module und Wechselrichter sollten den geltenden Normen entsprechen und fachgerecht befestigt sein, denn mangelhafte Technik oder lose Module können Schäden verursachen. Außerdem muss der Betreiber das Gerät im Marktstammdatenregister anmelden.

    Rechtsgrundlage: § 20 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 5 WEG, § 554 BGB

11. Die Fenster sind veraltet. Wie läuft es vom Angebot bis zur Finanzierung?
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    Fenster gehören zum gemeinschaftlichen Eigentum. Ihre Erneuerung ist Erhaltung, über die mit einfacher Mehrheit beschlossen wird. Vorher prüfen: Die Gemeinschaftsordnung kann Erhaltung oder Kosten der Fenster einzelnen Eigentümern zuweisen.

    Ablauf: Zustand dokumentieren, bei Bedarf einen Fachmann hinzuziehen und mehrere vergleichbare Angebote einholen, in der Praxis meist drei. Förderprogramme für energetische Sanierung prüfen, Anträge sind meist vor Beginn der Maßnahme zu stellen. Dann zur Versammlung einladen, mit klar bezeichnetem Tagesordnungspunkt und den Angeboten als Entscheidungsgrundlage. Beschlossen werden Maßnahme, Auftrag und Finanzierung.

    Finanziert wird aus der Erhaltungsrücklage, über eine Sonderumlage oder über einen Kredit der Gemeinschaft. Ein Kredit ist riskant: Jeder Eigentümer haftet den Gläubigern anteilig nach seinem Miteigentumsanteil, Ausfälle einzelner Eigentümer müssen die übrigen ausgleichen, Zinsen verteuern die Maßnahme, und die Laufzeit überdauert oft Eigentümerwechsel. Nach dem Beschluss vergibt der Verwalter den Auftrag, überwacht die Arbeiten und nimmt sie ab.

    Rechtsgrundlage: § 19 Abs. 2 Nr. 2, § 25 Abs. 1, § 9a Abs. 4 WEG

12. Wie werden Heizkosten nach der Heizkostenverordnung verteilt?
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    Von den Heizkosten werden mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch verteilt. Der Rest wird nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach umbautem Raum verteilt, wahlweise nur der beheizten Räume. Für Warmwasser gilt dieselbe Spanne, der Rest nach Fläche. In bestimmten älteren Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung sind 70 Prozent nach Verbrauch Pflicht. Nach Miteigentumsanteilen wird nicht verteilt.

    Seit dem 1. Dezember 2022 dürfen nur noch fernablesbare Zähler eingebaut werden. Ältere müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder getauscht werden. Mit fernablesbaren Geräten bekommen die Nutzer monatlich eine Verbrauchsinformation.

    Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Nutzer seinen Anteil um 15 Prozent kürzen. Fehlt die vorgeschriebene Fernablesbarkeit, sind es 3 Prozent.

    Rechtsgrundlage: §§ 5, 6a, 7 Abs. 1, § 8 Abs. 1, § 12 Abs. 1 HeizkostenV

13. Was muss ein Verwalter beim Aufzug beachten?
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    Aufzüge sind überwachungsbedürftige Anlagen. Der Verwalter organisiert für die Gemeinschaft als Betreiberin die Pflichten aus der Betriebssicherheitsverordnung. Eine zugelassene Überwachungsstelle (ZÜS) prüft den Aufzug wiederkehrend: Zwischen zwei Hauptprüfungen dürfen höchstens zwei Jahre liegen, in der Mitte findet eine Zwischenprüfung statt. In der Kabine zeigt eine Prüfplakette, wann die nächste Prüfung fällig ist.

    Die Kabine braucht ein Zweiwege-Kommunikationssystem, über das ein Notdienst ständig erreichbar ist. Außerdem muss ein Notfallplan vorliegen, der unter anderem regelt, wer eingeschlossene Personen befreit.

    Dazu kommen ein Wartungsvertrag mit einer Fachfirma, die zügige Beseitigung festgestellter Mängel und eine lückenlose Dokumentation. Bei gefährlichen Mängeln wird der Aufzug bis zur Reparatur stillgelegt.

    Rechtsgrundlage: §§ 16, 17 Abs. 2, Anhang 1 Nr. 4 und Anhang 2 Abschnitt 2 BetrSichV

14. Darf ein Verwalter den Zustand eines Daches selbst beurteilen?
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    Nein. Der Verwalter muss das gemeinschaftliche Eigentum regelmäßig begehen und erkennbare Mängel feststellen, etwa Feuchtigkeit oder lose Ziegel. Ob und wie das Dach saniert werden muss, kann er ohne Fachkunde aber nicht verlässlich beurteilen.

    Dafür zieht er einen Dachdecker oder Sachverständigen hinzu, informiert die Eigentümer und bereitet mit Gutachten und Angeboten einen Beschluss vor. Wer selbst urteilt und sich irrt, riskiert die Haftung.

    Bei akuter Gefahr, etwa wenn Ziegel herabzufallen drohen, handelt er sofort: Er darf die Maßnahmen treffen, die zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind, zum Beispiel absperren oder eine Notreparatur beauftragen.

    Rechtsgrundlage: § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG

So bereitest du dich vor

Die wirksamste Übung kostet nichts: Erkläre dir die Themen laut, jeweils zwei bis drei Minuten, mit einer Uhr im Blick. Wer beim lauten Sprechen ins Stocken gerät, hat das Thema noch nicht verstanden. Im Stillen fällt einem das nie auf.

Fang damit nicht erst an, wenn der schriftliche Teil bestanden ist. Je nach Kammer hast du danach nur wenige Tage oder gar keine Zeit mehr.